Politique de confidentialité - version du 2 juillet 2018

Le traitement de vos données à caractère personnel est soumis au respect du règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des données, dit « RGPD », et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, telle que modifiée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018.

L’Institut national des données de santé (INDS), groupement d’intérêt public situé 19 rue Arthur Croquette à Charenton-le-Pont (94220), ci-après « nous », est responsable du traitement de vos données personnelles.

La présente politique de confidentialité a pour objet de vous informer de la manière dont nous utilisons et protégeons vos données personnelles. Précisément, elle décrit :

  1. Les catégories de données traitées
  2. Les raisons pour lesquelles nous traitons vos données
  3. Les destinataires des données
  4. La durée de conservation de vos données
  5. Les droits qui vous sont reconnus
  6. Comment nous contacter

Cette politique est susceptible d’être mise à jour. Nous vous invitons à consulter régulièrement notre site internet afin de prendre connaissance de sa dernière version en vigueur.

1) Quelles données traitons-nous ?

Nous collectons et utilisons uniquement les données personnelles qui sont nécessaires à notre activité. Ces données sont relatives à toute personne qui sollicite des renseignements auprès de l’Institut ou aux personnes qui interviennent dans un projet d’étude, évaluation ou recherche n’impliquant pas la personne humaine (déposant, responsable de traitement, responsable de mise en œuvre, financeur).

Les différentes catégories de données que nous sommes amenés à traiter sont :

  • Nom, prénom, civilité,
  • Coordonnées professionnelles : adresse électronique, adresse postale, numéro de téléphone
  • Liens d’intérêt en rapport avec les recherches, études ou évaluations

Ces données sont renseignées par vous :

  • Sur la plateforme en ligne de dépôt des demandes d’autorisation (demarches-simplifiees.fr) ;
  • Sur le répertoire public des études réalisées sous méthodologie de référence (qui nécessite la création d’un compte personnel sur notre site internet) ;
  • Sur le formulaire de contact de notre site internet.

Afin de gérer les demandes d’autorisation dont l’INDS est destinataire en sa qualité de secrétariat unique des études, évaluations et recherches n'impliquant pas la personne humaine, nous nous appuyons sur un service de dématérialisation des démarches administratives développé et opéré par l’incubateur de services numériques de la Direction interministérielle du numérique et du système d’information de l’Etat (DINSIC). Pour plus de détails sur ce service « demarches-simplifiees.fr » et en particulier le rôle des différents intervenants et sa politique de confidentialité, vous pouvez consulter le site internet dédié : https://doc.demarches-simplifiees.fr/cgu

2) Pourquoi et selon quelle base juridique utilisons-nous vos données personnelles ?

Les données personnelles que nous collectons sont nécessaires à l’accomplissement des missions de l’INDS prévues à l’article L.1462-1 du code de la santé publique. Nos traitements de données relèvent ainsi d’une mission d’intérêt public dont est investie l’INDS en application de cet article.

En tant que secrétariat unique, nous recevons les dossiers de demandes d’autorisation pour les études, évaluations et recherches n’impliquant pas la personne humaine. Pour que ces demandes soient recevables, un certain nombre de documents et d’informations relatives aux acteurs du projet doivent obligatoirement être renseignées.

En application de l’article 34-2 du décret d’application de la loi Informatique et Libertés, nous tenons un répertoire public de certains traitements de données menés dans le cadre d’une méthodologie de référence. Si vous souhaitez enregistrer un traitement, vous serez également tenu de renseigner certaines informations à caractère personnel.

Les données recueillies à partir du formulaire de contact disponible sur notre site internet sont enregistrées et transmises aux personnes de l’INDS en charge du renseignement du public. Il s’agit uniquement des coordonnées indispensables pour pouvoir entrer en relation avec vous.

Aucun des traitements de l’INDS ne prévoit de prise de décision automatisée.

3) À qui vos données personnelles sont-elles divulguées ?

Afin d’accomplir les finalités précitées, nous divulguons vos données personnelles uniquement aux :

  • Personnes qui interviennent dans l’instruction des demandes d’autorisation (au sein du Comité d'expertise pour les recherches, les études et les évaluations dans le domaine de la santé -CEREES- et de la Commission nationale de l’informatique et des libertés -CNIL-) ;
  • Gestionnaires des bases de données dont l’accès est demandé.

Au sein de l’INDS, vos données sont accessibles au personnel dûment habilité selon la finalité du traitement poursuivi.

En cas de saisine sur le caractère d’intérêt public présenté par votre dossier, les membres du conseil d’administration de l’INDS et du Comité d’expertise sur l’intérêt public (CEIP) placé auprès de l’INDS auront accès à vos données.

4) Pendant combien de temps conservons-nous vos données ?

La durée de conservation de vos données à caractère personnel varie et dépend principalement :

  • De la finalité pour laquelle nous traitons vos données (nous les conservons le temps nécessaire pour accomplir cette finalité) ;
  • Des obligations légales ou réglementaires qui s’imposent à l’INDS dans le cadre de sa participation à une mission d’intérêt public.

Nous nous efforçons de ne pas conserver vos données personnelles au-delà du temps nécessaire au traitement pour lequel elles ont été collectées et nous assurons qu’elles sont conservées dans des conditions de sécurité satisfaisantes.

5) Quels sont vos droits ?

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez de différents droits, à savoir :

  • Droit d’accès : vous pouvez obtenir des informations concernant le traitement de vos données personnelles ainsi qu’une copie de ces données personnelles (article 15 du RGPD) ;
  • Droit de rectification : si vous estimez que vos données personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez exiger qu’elles soient modifiées en conséquence (article 16 du RGPD) ;
  • Droit à l’effacement : vous pouvez exiger l’effacement de vos données personnelles dans la limite de ce qui est permis par la réglementation (article 17 du RGPD) ;
  • Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander de geler temporairement l’utilisation de certaines de vos données (article 18 du RGPD) ;
  • Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles, pour des raisons tenant à votre situation particulière, sauf si des motifs légitimes et impérieux pour le traitement prévalent sur vos intérêts et droits et libertés (article 21 du RGPD).

Vous pouvez exercer les droits listés ci-dessus en contactant notre délégué à la protection des données (dpo@indsante.fr).

Avant de répondre à votre demande, nous sommes susceptibles de vérifier votre identité et/ou vous demander de nous fournir davantage d’informations pour y répondre. Nous nous efforcerons de donner suite à votre demande dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans les délais fixés par la loi.

En cas de réponse que vous estimeriez insatisfaisante, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/plaintes

6) Comment nous contacter ?

L’INDS a désigné un délégué à la protection des données qui a notamment pour mission d’informer et conseiller l’INDS sur toutes les questions relevant de la protection des données personnelles. Il veille également au respect des réglementations sur la protection des données personnelles au sein de l’Institut.

Si vous avez des questions concernant l’utilisation de vos données personnelles par l’INDS, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par email à l’adresse dpo@indsante.fr ou par courrier postal adressé à INDS, Délégué à la Protection des données, 19 rue Arthur Croquette, 94220 Charenton-le-Pont.

Vous pouvez également joindre l’accueil de l’INDS par téléphone au 01.45.18.43.90.

Politique de confidentialité - version du 2 juillet 2018